16 Dic 6 Tips para la organización de eventos
La improvisación es el enemigo número uno de la organización de eventos. Cuando debemos organizar un evento privado o público la organización es muy importante para evitar imprevistos y tener un evento exitoso.
1-Establece un presupuesto
Este debe ser realista y fijado antes de tomar cualquier decisión o realizar cualquier compra. Con base en este presupuesto es que sabrás si es posible destinar más o menos dinero para decoración, música, mobiliario, alimentos, etc.
2-Planea con anticipación
Si dejamos las cosas a último momento vamos a trabajar bajo presión, y es más probable que las cosas salgan mal cuando no se tiene una planeación con tiempo.
Es importante que planees con tiempo todo lo que debes hacer antes de la fecha clave, de preferencia crear un calendario, y lo cumpla al pie de la letra.
3-Recurre a expertos si lo necesitas
Para llevar a acabo un evento se necesitan conocimientos en métodos organizativos, protocolos, proveedores, y seguridad. Hay que ser honestos, no cualquier persona puede llevara a cabo la organización de eventos, y si aprender algunas cosas te va a tomar demasiado tiempo y reconoces que necesitas ayuda, contrata a un experto.
4-Calcular el número de asistentes
Si es un evento para el que se requiere invitación es fácil tener un estimado, de lo contrario, por ejemplo en el caso de un evento público, haz un estimado del número de personas que pueden presentarse. Este dato es de suma importancia para saber el espacio con que debes contar y la cantidad por ejemplo de alimento que debes
5-Considera el tipo de evento
No es lo mismo si se trata de una evento corporativo, un concierto, expo, feria, etc. el tipo de evento es la clave para saber qué decoración elegir, el mobiliario que vamos a rentar, si es necesario disponer de stands, pista de baile, y todo tipo de elementos para los que hay que buscar proveedores. La ubicación dependerá de este punto también, hay que considerar que es lo más cómodo para los asistentes y cuanto espacio necesitamos para llevar a cabo el evento.
6-Ten un plan alternativo.
Hay que aceptar que no importa qué tanto empeño hayas puesto en cuidar hasta el menor detalle, siempre existe la posibilidad de que algo falle. Por eso es que debes pensar en un plan B. Considera una alternativa al lugar, materiales o proveedores de servicios y tenlos a la mano en caso de que algo no salga de acuerdo al plan.
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